REGLAMENTO GENERAL XPOTEC

Artículo 1º. DISPOSICIONES GENERALES

Durante el  Evento todo Stand deberá contar con una persona como mínimo y 4 como máximo, plenamente identificadas con su respectivo gafete como Delegado. Si algún Stand se hallara  solo, la Compañía expositora corre el riesgo de que la Organización del Evento proceda a su clausura, sin poder hacer ninguna apelación al respecto.

La Organización podrá clausurar un stand durante el periodo de montaje o celebración, si el expositor incumple alguna de las normas establecidas o existe alguna orden judicial que así lo indique, sin ninguna obligación por parte de la organización a indemnizarlo ni a reintegrarle las cantidades adelantadas por su participación. La organización se reserva el derecho a desalojar un stand, cuando el expositor incumpla de manera flagrante este manual de procedimiento, corriendo por cuenta del expositor los gastos que, en este hipotético caso, se produjeren.
Los Delegados deberán portar en todo momento en Gafete que los identifica, por razones de seguridad preventiva durante la feria.

Artículo 2º. MERCANCÍAS EXPUESTAS (DECORACIÓN)

1. Cada expositor será responsable de la decoración completa de su respectivo stand.
2. La Organización ExpoEventos Internacionales admitirá toda clase de mercancías, con excepción de los explosivos o de aquellas que puedan perjudicar a los Expositores o público.
3. Durante la celebración del Certamen no podrán retirarse las mercancías expuestas, ni introducirse otras nuevas, sin autorización especial de  la Organización ExpoEventos Internacionales.
4. El Expositor será responsable ante la Organización ExpoEventos Internacionales de los deterioros que se ocasionen en los stands, por taladrar, clavar, cortar, etc.…, y en general, por mal uso que en ellos se haga.

Artículo 3º - NIVEL MÁXIMO DE SONIDO

Se admite maquinaria en acción con tal de que no constituya molestias o peligros para los expositores y para el público, siendo obligatoria la adopción de todas las medidas necesarias para evitar accidentes. En cualquier momento, el Comité Organizador, podrá ordenar el no funcionamiento de la maquinaria autorizada al efecto.

En caso de generarse molestias por superarse el nivel de sonido autorizado, el personal técnico de la Feria comprobará el hecho. Si el resultado de la medición fuera positivo, dicho personal requerirá al Expositor la disminución del volumen hasta los límites autorizados. Ante la negativa de éste o el incumplimiento reiterado de la norma, el personal técnico de la Feria procederá al corte del flujo eléctrico del stand y, en su caso, al desmontaje de rótulos y la clausura y cierre del stand, sin que el Expositor tenga derecho a la devolución de las cantidades pagadas ni a indemnización de ningún tipo.

Queda terminantemente prohibido, en el ámbito del recinto ferial, la reproducción de audio y vídeo, siendo de la exclusiva responsabilidad del expositor las consecuencias que se deriven de dicha utilización.

Si la compañía interesada desea hacer una memoria de la participación suya en Xpotec 2008 deberá solicitar un permiso especial ante la  Organización ExpoEventos Internacionales.

Artículo 4º - PROCESO DE MONTAJE Y DESMONTAJE

El periodo de montaje está dividido entre las actividades de montaje de los stands y el de la entrada de mercancías.

No se autoriza iniciar los procesos de montaje sin la autorización del departamento técnico de la Organización ExpoEventos Internacionales.

Artículo 5º. HORARIOS DE MONTAJE Y ACCESOS

Los horarios de montaje se realizaran los días jueves 29 y viernes 30 de mayo de 8:00 A.M. hasta las 20:00 P.M., en la cita previa que a cada uno de los Expositores se le indicará.. No se permitirá trabajar fuera de los mencionados horarios.  Se podrá ampliar el horario según necesidades. Durante la celebración del certamen, las personas con tarjeta de expositor podrán acceder al recinto ferial una hora antes de la hora  prevista para su apertura, y no podrán permanecer más allá de 30(treinta) minutos después del cierre oficial de cada Stand el cual se determina una vez finalizado el Inventario respectivo.

MONTAJE JUEVES 29 DE MAYO

HORAS COMPAÑÍAS QUE DEBEN MONTAR

MONTAJE VIERNES 30 DE MAYO

SALA DE DEGUSTACIONES:

Sábado 31 de mayo a las 07:00:00 AM

 Artículo 6º. ENTRADA DE MERCANCÍAS Y VEHÍCULOS
La entrada de mercancías a exponer por el expositor se debe realizar el en el día y la hora autorizados para el montaje respectivo. La entrada  adicional de mercancía o productos de los expositores interesados, durante la feria, se podrá realizar solamente con los  permisos expedidos por la Organización y en el horario que oportunamente se indique para tal fecha.
Se descargarán los productos por la entrada indicada en el segundo piso de parqueos, y los vehículos que transportan las mercaderías no podrán permanecer en el recinto después de entregada la mercadería. Para el egreso de cada vehículo transportador de productos de los expositores se deberá solicitar el respectivo tiquete de salida a fin de evitar el cobro del estacionamiento.

Artículo 7º. SALIDA DE MERCANCÍAS Y VEHÍCULOS

Al concluir Xpotec 2008, el domingo 1 de junio a las 20:00 de manera ordenada las compañías expositoras procederán a recoger sus equipos y mercancías con el fin de dar por concluida su participación en la Xpotec 2008.

ES URGENTE QUE cada compañía a través de su delegado se comunique con el Sr. Jhonny Gutiérrez, al número 83 68 18 77, para coordinar con él todo lo concerniente a la hora específica en que cada compañía retirará su stand.

Artículo 8º - DISPOSICIONES DE PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES DURANTE EL MONTAJE Y DESMONTAJE, Y RESIDUOS

Los expositores y montadores están obligados a cumplir y hacer cumplir a sus contratistas y subcontratistas la legislación vigente en materia de prevención de riesgos laborales que sea de aplicación en los trabajos desarrollados o en su caso, contratados o subcontratados. Los expositores deberán tener asegurado a su personal contra accidentes, eximiendo a la Corporación ExpoEventos Internacionales de cualquier posible reclamo, demanda o  factor de riesgo laboral relacionado. En ningún momento existirá relación laboral alguna entre la Corporación Expoeventeos Internacionales de exposiciones  y el personal que el expositor y las empresas que intervengan en el montaje de su stand en calidad de contratistas y/o subcontratistas.

Asimismo el expositor se compromete a cumplir y a hacer cumplir a sus contratistas y/o subcontratistas, la legislación vigente en materia de prevención de riesgos laborables.
Durante los trabajos que desarrollen dentro del recinto ferial, se exigirá a todas las empresas la correcta identificación de la maquinaria que empleen.

Los vehículos de los expositores no podrán permanecer estacionados dentro de los pabellones ni en las zonas adyacentes.

No podrán utilizarse, durante el proceso de montaje-desmontaje y celebración, sustancias inflamables, máquinas cortadoras de riesgo, discos radiales, butano, propano y materiales que supongan riesgo en los procesos de montaje y desmontaje así como la celebración normal de la Xpotec 2008.  

Artículo 9º. SEGURIDAD

Se gestionarán los servicios de seguridad necesarios durante los periodos de montaje, celebración y desmontaje. Cada expositor se responsabilizará de aquellos objetos de valor que pueda haber en su stand durante el periodo de montaje, las horas de entrada de público y el periodo de desmontaje.

Se ruega amablemente al personal de las compañías expositoras colaborar en todo momento con la seguridad, y contraseguridad presente en la Feria, ya que estas gestiones se realizan para prevenir y en todo momento asegurar  el normal desarrollo de la actividad y asegurar en todo momento que Xpotec 2008 cumpla con las expectativas tanto de los organizadores, expositores y visitantes de la misma.

Artículo 10º. LIMPIEZA DE STANDS Y RETIRADA DE ESCOMBROS

La organización cuidará de la limpieza general del recinto (pasillos, zonas comunes, recogida de contenedores, etc.).  La limpieza básica del stand corre por cuenta de la Empresa Expositora.  El expositor podrá contratar una limpieza adicional de su stand a través de la contratación de servicios complementarios.

Artículo 11º. INSTALACIONES TÉCNICAS

La iluminación general del pabellón, exteriores, calles, etc.… así como el alumbrado de socorro y vigilancia, se realizará por cuenta de la Organización. Es imprescindible anunciar a la Organización el consumo posible de energía eléctrica por cada stand, con el fin de calcular la carga necesaria por cada espacio.  Es responsabilidad del Expositor, el debido uso de protectores de corriente y reguladores del mismo dentro de su stand, vigilando que no exceda la carga autorizada para cada stand.

Cualquier duda y o solicitud sobre los Stand  favor realizarla al Sr.Johnny Gutiérrez  a la dirección comercial@xpotec.net  o al teléfono 83 68 18 77

Artículo 12º. MANTENIMIENTO DE LOS STANDS

Los stands deberán permanecer abiertos durante todo el transcurso de la Feria, de acuerdo con el horario señalado, que en cada caso, establezca el Comité Organizador, y serán atendidos por el personal que designe el Expositor. 

Artículo 13º. PUBLICIDAD

Cada compañía expositora podrá distribuir material de su compañía, o promocionar su empresa a través del sistema de animación centra de Xpotec 2008, siendo prudente en cuanto a no molestar al público visitante. Procurando un adecuado acercamiento y mostrando normas de cortesía en el trato con el mismo.

Artículo 15º. NORMAS PARA MANTENER LA CALIDAD Y SEGURIDAD DE LOS ALIMENTOS

Será exigible para todo Expositor que ofrezca degustaciones o realice venta directa de alimentos, el cumplimiento íntegro de la legislación actual concerniente a las normas relativas a la manipulación de alimentos. Tal normativa está contemplada en la siguiente legislación vigente: ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­LEY GENERAL DE SALUD Ministerio de Salud Costa Rica Ley No. 5395 de 30 de octubre de 1973 Publicada en La Gaceta No. 222 de 24 de noviembre de 1973, Título II De los deberes y restricciones a que quedan sujetas las personas que por ciertas acciones o actividades puedan afectar la salud de terceros. Capítulo III: Sección III: De los alimentos, de los deberes de las personas que operan en materia de alimentos y de las restricciones a que quedan sujetas tales actividades, artículos del 196 al 238.

Artículo 16º. NORMATIVA DE SALUD PÚBLICA

Será exigible de cumplimiento del REGLAMENTO A LA LEY REGULADORA DEL FUMADO Decreto Ejecutivo No. 25462-S de 29 de agosto de 1996 Publicado en La Gaceta No. 182 de 24 de setiembre de 1996

La aplicación de esta ley, será exigible, tanto a los expositores como a los visitantes que se hallen dentro del recinto ferial.

Normas para la Decoración y Construcción de los Stands

1. La Corporación ExpoEventos Internacionales, con el  objeto de facilitar las operaciones de montaje de los stands, así como, para lograr la mejor conservación de las instalaciones del Recinto Ferial, establece las presentes normas, cuyo cumplimiento corresponde  a todas las personas que participan en los trabajos de decoración y puesta a punto de los stands de las firmas que participan en el certamen.  
2. Toda persona que haya de intervenir en los trabajos de montaje-desmontaje de stands, para poder tener acceso al recinto, deberá poseer los correspondientes permisos de trabajo así como las acreditaciones o pases de montaje-desmontaje.
3. Cuando la decoración del stand la contrate el expositor con un decorador profesional, será este el que solicite a la feria los pases de montaje-desmontaje, presentando para ello copia del contrato, o en su defecto carta del expositor en la que acredite que va a realizar dicho trabajo, justificando documentalmente que sus operarios están dados de alta en la seguridad social.  
4. Los días y horarios fijados para las actividades de montaje y desmontaje aparecen fijados por la Organización en el artículo 5º de este reglamento.
5. Queda terminantemente prohibido afectar en lo más mínimo los edificios e instalaciones de la feria. Tampoco se permitirá pintar, pegar moquetas, clavar, fijar tacos, ni hacer rozas de ningún tipo en paredes, suelos columnas y elementos estructurales.   
6. Cualquier desperfecto ocasionado por la negligencia de los montadores en las instalaciones de la feria durante el periodo de montaje-desmontaje de stands, se imputará al expositor, aunque haya sido realizado por el decorador, instalador o persona contratada por éste, pasándole cargo por el importe del mismo. La cuantía del cargo por desperfectos  y el peritaje del mismo serán establecidos por los servicios técnicos de la feria, en este caso la administración general del Mall San Pedro.
7. Durante el montaje-desmontaje de stands no se permite el almacenamiento de materiales o productos en pasillos y espacios comunes.
8. Finalizado el certamen, el expositor o decorador deberá retirar todos los materiales que integran la decoración del stand, dejando las instalaciones de la feria en el mismo estado en que las encontraron,  dentro del plazo que se determine.
9. Los servicios técnicos y de vigilancia de la feria, realizarán las funciones de inspección y control de los trabajos de montaje-desmontaje, así como el control de los proyectos de construcción de stands, pudiendo invitar a abandonar el recinto a cualquier persona no documentada.
10. Expoeventos Internacionales no se hará responsable por equipos, materiales y demás objetos dejados por los expositores en el interior de los vehículos estacionados ni en carga y descarga.